星期二, 3月 26, 2013

Microsoft Office Word 2007 的「合併列印」



Microsoft Office Word 2007 的「合併列印」
1.使用Word 2007 「合併列印」的功能之前,必須先建立一個資料表格,如圖示的Excel 2007檔案,資料表格內含標題名稱和資料。
2.開啟Word 2007,製作一張範本
3.點選「郵件\啟動合併列印\一般 Word 文件」。也可以點選「逐步合併列印精靈」,依照指示的步驟,完成文件的合併
4.點選「選取收件者\使用現有清單」,準備選取已經建立的 Excel 2007檔案。
5.選擇Excel 2007檔案,點選「開啟」。
6.選擇正確的工作表「姓名」,點選「確定」。
7.選取感謝狀的姓名「洪有愛」,點選「插入合併欄位\姓名」。
8.如圖示,已經插入「姓名」欄位。
9.選取感謝狀的稱謂「先生」,點選「插入合併欄位\稱謂」。
10.如圖示,已經插入「稱謂」欄位。
11.點選「預覽結果」,可以預覽合併的資料。
12.如圖示,出現第1筆資料「郭嘯天 先生」,點選「下一筆記錄」,可以檢視其它資料。
13.如圖示,出現第7筆資料「周伯通 先生」。
14.點選「完成與合併\編輯個別文件」,將所有的合併資料輸出到另一個Word文件。
15.點選「確定」,合併所有文件。
16.已經合併所有文件,可以檢查或者修改合併以後的資料。
17.檢查或修改完成之後,點選「Office按鈕\列印\列印」,完成感謝狀的製作。
18.如果不需要修改,也可以在製作合併的檔案,點選「完成與合併\列印文件」,來列印合併的文件。
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